قد تكون هناك أيضًا عوامل أخرى ، مثل الاتفاقيات المتنوعة ، إشكالية ، إلى جانب خيارات الفواتير المختلفة. تأكد من عدم وجود أي شيء غير دقيق أو يسبب مشكلة. يجب مراعاة العديد من العوامل ، ويجب عليك التأكد من إكمال جميع الوظائف بسرعة وبشكل صحيح.
قد تحتاج إلى أداة رقمية مفيدة لتنظيم الأشياء ، ولكن كيف يمكنك جعل التكنولوجيا تعمل لصالحك ، وكيف يمكن أن تساعد شركتك؟ دعنا نفحص الفئات الرئيسية لبرامج وأدوات المحاسبة لموفري الخدمات اللوجستية التابعين لجهات خارجية وكيفية استخدام الحلول الرقمية لحل مشكلات الفواتير.
ما هي 3PL؟
إذا كنت تمتلك موقعًا للبيع بالتجزئة ، فإن تلبية الطلبات أمر بالغ الأهمية لعمليات عملك. يمكنك اكتشاف أن معالجة طلبات العملاء داخليًا لم تعد عملية مع توسع شركتك.
يمكن أن تساعد لوجستيات الطرف الثالث في ذلك. بمساعدة الفواتير والفواتير 3PL ، يمكن للشركة الاستعانة بمصادر خارجية للخدمات اللوجستية التشغيلية ، من المستودع إلى التوزيع ، مما يوفر وقتك للتركيز على جوانب أخرى من مؤسستك.
هناك مجموعة واسعة من الخدمات التي يقدمها مقدمو الخدمات اللوجستية من الأطراف الثالثة فيما يتعلق بالخدمات اللوجستية لسلسلة التوريد. يتم تضمين الخدمات اللوجستية والتخزين والانتقاء والتعبئة وتخطيط المخزون ومعالجة الطلبات والشحن والخدمات اللوجستية.
ربما لم يتم استخدام عبارة "لوجستيات الطرف الثالث" ، ولكن في السبعينيات والثمانينيات ، بدأت الشركات في إسناد احتياجاتها اللوجستية الواردة والصادرة إلى أطراف خارجية.
أصبح مصطلح "3PL" شائعًا بسبب تطور التجارة الإلكترونية وتوسعها في التسعينيات والعقد الأول من القرن الحادي والعشرين ، وقد زادت 1990PL من نطاق عروضها. لوجستيات الطرف الثالث هو المصطلح المستخدم لوصف سلسلة التوريد المتكاملة لعمليات المستودعات وخدمات النقل.
3PL الفواتير عملية المعالجة
- توقيع اتفاقية. يجب عليك إنشاء اتفاقية فوترة مع العميل تتضمن جميع التفاصيل ، بما في ذلك تكرار الفواتير ، والخدمات التي سيتم تقديمها ، والأسعار ، والشروط الخاصة ، وخيارات الدفع. للحصول على معلومات حول حقوقك وواجباتك القانونية ، راجع القسم 7 من القانون التجاري الموحد. يمكنك أيضًا البحث عن معايير الصناعة لشروط العقد وإجراءات الفواتير من الرابطة الدولية لوجيستيات المستودعات (IWLA).
- جمع البيانات للمعاملات. بعد الانتهاء من الخدمات الموضحة في العقد ، تقوم بتجميع البيانات حول جميع الإجراءات المتخذة بشأن هذا العميل ، مثل تقارير الوقت والعمل ، وأوامر العمل ، وإيصالات الشراء ، وتقارير تنفيذ الطلبات ، وتقارير الإمدادات ، وما إلى ذلك. يتم تضمين خدمات القيمة المضافة بالتأكيد إذا كنت تقدمها.
- عملية حسابية. بناءً على اتفاقيات الفوترة ، عليك أن تقرر الخدمات التي يجب أن يتم تحرير فواتير بها ومقدار الرسوم. قد يتم فوترة بعض الخدمات ، مثل التخزين ، شهريًا ؛ غالبًا ما تتم محاسبة الآخرين (مثل الاختيار والتعبئة) لكل عنصر.
- كتابة وإرسال الفاتورة. أخيرًا ، تقدم لعميلك فاتورة مع قائمة بجميع التكاليف.
قضايا الفواتير والفواتير الرئيسية 3PL
1. عدم وضوح رؤية المستهلك
- كثيرًا ما يستفسر العملاء ، "لماذا تم محاسبتنا على هذا؟" أو "ما الغرض من هذه الفاتورة بالضبط؟" يجب أن يفهم العملاء ما يشترونه. لا يمكنك تفكيك عروض الأسعار الخاصة بك بشكل كافٍ ، أو تقديم المعلومات الضرورية ، أو حتى التصديق على دقة الإحصائيات إذا كانت فواتيرك تتم يدويًا أو باستخدام تقنيات قديمة. يا له من عالم رائع سيكون إذا لم تضطر إلى التحقق من كل عنصر في الفاتورة وشرحها!
2. معلومات مفككة
- يتم تنفيذ العديد من العمليات في المستودعات بشكل يومي. إذا لم يكن لديك رابط مباشر بين إدارة المستودعات وعمليات الفوترة لمراقبة كل نشاط وتوثيقه ، فمن المرجح أن تتجاهل شيئًا ما. بالطبع ، العمليات غير المفوترة هي تلك التي لا يتم اكتشافها. أنت لا تريد أن تخسر المال ، أليس كذلك؟ لا ، لأن ذلك يعني خسارة الإيرادات.
3. توقيت التأخير
- فيما يتعلق بالمسائل السابقة ، يعد تأخير الفواتير أمرًا مزعجًا ولكنه شائع. في هذه الحالة ، الدقة مطلوبة وليست فضيلة فقط. يمكنك إثبات مصداقيتك وكسب ثقة عملائك وتعاونهم من خلال تسليم الفواتير المناسبة للعملاء في الأوقات المناسبة.
4. الأخطاء البشرية
- حسنًا ، في ضوء جميع المشكلات التي وصفناها في الفواتير ، يجب أن تكون هذه المشكلة واضحة إلى حد ما. يكون احتمال حدوث أخطاء كبير جدًا إذا تم إجراء الحسابات في جداول بيانات Excel أو على الورق. نتيجة لذلك ، إما أن تخسر المال إذا قمت بتخفيض السعر ، أو أن المستهلك غير راضٍ عن النفقات الإضافية. بالإضافة إلى ذلك ، يستغرق موظفو المحاسبة وقتًا إضافيًا نظرًا لأن الوثائق بحاجة إلى التصحيح وإعادة الكتابة.
5. اختلاف اتفاقيات العملاء
- نظرًا لأن كل مستهلك فريد من نوعه ، فغالبًا ما تحتاج إلى توفير نهج مخصص لكسبه من منافسيك. يؤدي هذا إلى تقديم أسعار محددة ، وإجراء ترتيبات فريدة من نوعها ، وتعزيز الخصومات الحصرية ، ولكنه أيضًا يخلق تعقيدًا عند إنتاج فواتير شخصية.
كيفية تحسين إدارة الفواتير والفواتير الخاصة بك 3PL:
1. أتمتة فواتير عملاء 3PL
قد تتم أتمتة عمليات إدارة الفواتير الخاصة بك 3PL للتخلص من التفاعلات البشرية بشكل أكبر. الخطوة التالية هي تطوير مجموعات القواعد للسماح تلقائيًا فواتير عملاء 3PL بمجرد ربط أنظمة الشحن الخاصة بك وجمع بياناتك وتوحيدها في نظام تتبع الحزمة وذكاء الأعمال (BI).
ليست كل 3PLs متطابقة فيما يتعلق بإدارة الفواتير وإجراءات الفواتير. سيكون لكل شركة شركات نقل مختلفة وخطط تسعير واتفاقيات عملاء وخصومات بسبب متطلبات الأعمال الفريدة الخاصة بهم ، مما يزيد من تعقيد عملية فوترة العميل.
هذا هو السبب في أنه من الأهمية بمكان أن يكون لديك أداة تحليلات لوجستية قادرة على التعامل مع عدد لا حصر له من مجموعات القواعد وتحليل ملايين السجلات بسرعة.
من خلال دمج أنظمة الأعمال المختلفة الخاصة بهم ، قد تستخدم 3PLs بشكل أفضل أداة التحليلات اللوجستية الخاصة بهم لإنشاء فواتير العميل والتعامل مع المدفوعات بشكل فعال عن طريق إعادة البيانات تلقائيًا إلى النظام المستهدف.
2. اجلب كومة تقنية الشحن الخاصة بك معًا.
يعد تكامل الأنظمة الكامل عبر مجموعة تقنيات شحن الطرود الخطوة الأولى لتحسين تحليلات الطرود 3PL وعمليات الفوترة. لاستغلال البيانات المهمة للأعمال ، يجب ربط كل نظام تستخدمه لتقديم الحزم وتوفير البيانات لتحليلات الطرود ومنصة ذكاء الأعمال.
استخدام نظام تحليلات متين للطرود يوفر مصدرًا واحدًا للحقيقة ويسمح باتخاذ القرارات القائمة على البيانات من خلال تعيين حقول البيانات واستيراد بيانات الشحن الكاملة بانتظام.
يعد تجميع بياناتك وتوحيدها بمثابة المرحلة التالية في دمج مكدس تكنولوجيا توصيل الطرود. كثيرًا ما لا تتطابق أسماء الحقول أو الأعمدة في البيانات المخزنة في TMS و WMS و OMS وأنظمة الناقل. يمكن الإشارة إلى اسم حساب في ملف واحد على أنه اسم عميل في ملف آخر. ما لم تستخدم حلاً يمكنه تسوية البيانات عند الاستيراد ، فإن الحقول غير القياسية عبر البيانات ستسبب تحديات هائلة في الفهم والتحليل.
من الضروري اختيار تحليلات الحزمة ومنصة ذكاء الأعمال التي يمكنها قبول البيانات بأشكال مختلفة وتغيير تلك البيانات تلقائيًا أثناء الاستيراد.
غالبًا ما تحتاج تقنيات تحليلات الطرود التقليدية إلى تنسيق صارم لاستيراد البيانات ، والذي يضع مسؤولية تحديث تلك البيانات يدويًا على مورد بشري. تجد أصغر الشركات أن هذا غير فعال ويستغرق وقتًا طويلاً ، ولكن بالنسبة لشركات الشحن الكبيرة و 3 PLs ، تخلق الواجهات البشرية بسرعة اختناقات وصعوبات عبر نظام الشحن. لزيادة الإنتاجية وتقليل نقاط الاتصال البشرية ، تأكد من أنك تستخدم قطعة من التحليلات المتقدمة التي يمكنها استيعاب البيانات من مصادر وتنسيقات مختلفة.
فوائد استخدام الفواتير والفواتير 3PL
يمكن استخدام مورد 3PL مع العديد من الفوائد. الميزة الأكثر أهمية هي أنه من خلال الاستعانة بمصادر خارجية لهذه العمليات ، يمكنك التركيز على زيادة مبيعات عملك ، والتسويق ، وخط الإنتاج. لديك موارد ووقت إضافي بعد الاستعانة بمصادر خارجية 3PL. فيما يلي بعض الفوائد الأخرى:
- قم بتحسين تجربة العملاء من خلال تلبية توقعاتهم بشأن عمليات التسليم المنتظمة في اليوم التالي أو في نفس اليوم. نظرًا لأن لديك إمكانية الوصول إلى شبكة التوزيع الواسعة لـ 3PL ، يمكنك توفير توصيل سريع بغض النظر عن مكان إرسال الطلب.
- وفر المال على النفقات. بدون تشغيل المساحة الخاصة بك والموظفين ، قد يؤدي ذلك إلى توفير كبير في التكلفة عندما يتعلق الأمر بالتخزين. بالإضافة إلى ذلك ، قد تساعدك الشركات التي تقدم تنبؤًا فعالًا بالمخزون في تعظيم مستويات مخزونك وتقليل نفقات الاحتفاظ بالسلع في متناول اليد.
- منحدر لأعلى أو لأسفل عند الضرورة. يختلف الطلب على مدار العام بالنسبة لمعظم المؤسسات. يمكنك التحكم في الارتفاعات والانخفاضات بشكل أكثر كفاءة باستخدام 3PL بدلاً من تقديم التزامات رأسمالية غير ضرورية.
طلب عرض توضيحي
بحاجة الى مزيد من المعلومات؟
الحلول
