كيف يفيد تنفيذ برامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) عملك

برمجيات تخطيط موارد المؤسسات هو أحد أكثر أنظمة البرامج تعقيدًا داخل الشركة ، ولكنه أيضًا أحد أكثر الأنظمة فائدة.

تجمع تركيبات ERP الناجحة بين مجموعة متنوعة من التقنيات المتصلة التي تمكن المؤسسات من تبسيط الأنشطة وأتمتتها ، مما يؤدي إلى مصدر واحد للحقيقة عبر الأعمال.

تعاني عملية اعتماد تخطيط موارد المؤسسات (ERP) من مخاطر مثل النقل غير الدقيق للبيانات ونقص تدريب المستخدم النهائي. نتيجة لذلك ، يتطلب التنفيذ الناجح لأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) المواءمة والتخطيط الشامل والتعاون متعدد الوظائف.

في هذه المقالة ، سننظر في كيفية قيام الشركات بتجنب المخاطر الحرجة المرتبطة بتثبيتات البرامج واسعة النطاق بشكل فعال من خلال تنفيذ منهجية موحدة أثناء عملية تخطيط تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات (ERP).

ما هو تخطيط موارد المؤسسات؟

في حين أن العديد من الأشخاص يخطئون في تخطيط موارد المؤسسات (ERP) على أنه مجرد برنامج محاسبة ، إلا أنه أكثر بكثير من مجرد عمليات خصم وائتمان وإدخالات دفتر اليومية.

ببساطة ، ERP هو تطبيق برمجي يدمج (أو يربط) جميع أنشطة أو معاملاتك التجارية في تطبيق برمجي واحد. يدير نظام واحد كل جانب من جوانب أرض المصنع أو المستودع أو قسم المحاسبة أو قسم خدمة العملاء أو المكتب التنفيذي.

عادةً ما تدمج أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (التي غالبًا ما تحتوي على برامج محاسبة "أساسية" ودفتر الأستاذ العام) إدارة المخزون وسلسلة التوريد ، ومعالجة الطلبات والشراء ، وإدارة علاقات العملاء ، والتصنيع ، وإعداد التقارير المالية والمحاسبة ، وغيرها.

ما هو تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات؟

يدمج نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) العديد من عمليات الشركة ، مثل التمويل والموارد البشرية والمبيعات والتصنيع ، لتوفير مزايا مثل زيادة الإنتاجية والكفاءة. تسمى طريقة تصميم نظام تخطيط موارد المؤسسات وإعداده ونشره بتطبيق تخطيط موارد المؤسسات. نظرًا لأن نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) يدعم مختلف المهام ويؤتمتها ، غالبًا ما تستغرق العملية بضعة أشهر وتكون معقدة.

لضمان التثبيت الناجح ، يجب على الشركة أولاً تحليل احتياجاتها بعناية ، وتحديد كيفية إعادة تنظيم العمليات لاستيعاب النظام ، وتكوين نظام تخطيط موارد المؤسسات لدعم هذه العمليات ، ثم اختباره بشكل صحيح قبل توزيعه على المستخدمين. يعد الإعداد السليم وتقنية التنفيذ المرحلي ضروريين لإنهاء جميع هذه المهام في الوقت المحدد.

ما هي أفضل طريقة للتنفيذ؟

الاستراتيجيتان الأكثر شيوعًا هما تبني تخطيط موارد المؤسسات (Big Bang) والاعتماد التدريجي لتخطيط موارد المؤسسات (ERP).

ينتقل نظامك الكامل عبر الإنترنت باستخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات "الانفجار الكبير" ، وينتقل كل فرد في شركتنا في وقت واحد. باختصار ، تقوم بإحضار جميع الوحدات من جميع الأقسام عبر الإنترنت في نفس الوقت. قد تقلل هذه الطريقة من الجدول الزمني لنشر تخطيط موارد المؤسسات ، ولكنها قد تؤدي أيضًا إلى مزيد من الانقطاعات الكبيرة في العمليات التجارية العادية وتضع عبئًا إضافيًا على الموظفين.

من ناحية أخرى ، فإن الإستراتيجية المرحلية ستجلب نظام تخطيط موارد المؤسسات تدريجياً ، في كثير من الأحيان حسب الوحدة أو المجال الوظيفي. ستستغرق عملية النشر هذه ، التي تُعرف غالبًا باسم "الأرض والتوسع" ، وقتًا أطول نظرًا لأن العناصر يتم إدخالها تدريجياً بمرور الوقت. قد تساعد هذه الاستراتيجية الموظفين الداخليين على تقليل المخاطر والقلق.

كل من نهج تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات له مزايا وعيوب. يمكن لفريقك الشريك التكنولوجي مساعدتك في تطوير استراتيجية التنفيذ المثلى لظروفك الخاصة.

ما هي المراحل الست لتطبيق تخطيط موارد المؤسسات؟

1. الاكتشاف والتخطيط

ما هي بالضبط المرحلة الأولى من تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات؟ تشتمل هذه المرحلة على بحث النظام والاختيار ، وتشكيل فريق المشروع ، وتحديد متطلبات النظام الشاملة.

سيكون فريق المشروع مسؤولاً عن واجبات التنفيذ المختلفة ، مثل وضع خطة المشروع وتواريخ الهدف ، وتخصيص الموارد المناسبة ، واتخاذ قرارات المنتج والتصميم ، وإدارة المشروع اليومية.

سيكون أحد الأهداف الأولى للفريق هو الحصول على فهم شامل للصعوبات الحالية ، مثل عدم كفاءة العملية ومتطلبات نظام تخطيط موارد المؤسسات. لنفترض أن الشركة قد أنشأت بالفعل دراسة جدوى لتخطيط موارد المؤسسات (ERP). قد يكون لديها مخاوف تجارية واسعة النطاق وأهداف تنفيذية ، مثل سرعة الإغلاق المالي ، وتعزيز الرؤية التشغيلية ، أو التحضير للاكتتاب العام. يمكن أن يؤدي ذلك إلى دراسة أكثر شمولاً ، بما في ذلك توثيق الإجراءات الحالية والتركيز على تطوير النظام.

خلال هذه المرحلة ، قد يختار الفريق ويشتري نظام تخطيط موارد المؤسسات عندما تحصل الشركة على فهم واضح لاحتياجاتها. يتمثل أحد القرارات الحاسمة في استخدام حل ERP محلي أو قائم على السحابة. تقوم بشراء الأجهزة والبرامج وتثبيتها في مركز بيانات مؤسستك للحصول على حل محلي. من ناحية أخرى ، غالبًا ما يتم تقديم ERP المستند إلى السحابة كخدمة اشتراك يمكن الوصول إليها عبر الإنترنت ، مما يسهل اعتماده ويتطلب خبرة أقل في تكنولوجيا المعلومات الداخلية.

. تصميم

تطور مرحلة التصميم تصميمًا تفصيليًا لنظام تخطيط موارد المؤسسات الجديد بناءً على المتطلبات الدقيقة وفهم سير العمل الحالي. تتضمن هذه المرحلة إنشاء مهام سير عمل جديدة وأكثر كفاءة وعمليات تجارية أخرى تستخدم النظام. يجب أن يتأثر المستخدمون في مرحلة التصميم لأن لديهم الوعي الأكثر تفصيلاً لعمليات الأعمال الحالية. يساعد إشراكهم في عملية التصميم أيضًا على ضمان قبولهم للنظام الجديد والاستفادة منه.

3. التنمية

يمكن أن تبدأ مرحلة التطوير بعد وضع معايير تصميم واضحة. تستلزم هذه المرحلة إعداد البرامج وتكييفها عند الحاجة لتتلاءم مع الإجراءات المنقحة. قد يستلزم أيضًا إنشاء تكامل مع أي أنظمة أعمال أخرى في الشركة لن يحل محلها نظام تخطيط موارد المؤسسات. يجب أن تقوم الشركة بتثبيت الأجهزة والبرامج المطلوبة إذا كنت تستخدم نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) محليًا.

إلى جانب تطوير البرامج ، يجب على الفريق إنشاء مواد تدريبية لمساعدة المستخدمين في التكيف مع النظام الجديد. يجب أيضًا أن تبدأ في التخطيط لترحيل البيانات ، والذي قد يكون معقدًا لأنه يتطلب في كثير من الأحيان استخراج البيانات ومعالجتها وتحميلها من العديد من الأنظمة ، قد يستخدم كل منها تنسيقات مختلفة ويحتوي على معلومات مكررة أو غير متسقة.

4. الاختبار

قد يتم الاختبار والتطوير في نفس الوقت. قد يقوم فريق المشروع ، على سبيل المثال ، باختبار وحدات وميزات معينة ، ثم تصميم الإصلاحات أو التعديلات اعتمادًا على النتائج وإعادة الاختبار. بدلاً من ذلك ، قد يجرب أحد وحدات ERP بينما لا يزال يجري تطوير وحدة أخرى. يجب أن يتبع الاختبار الأولي للعمليات الأساسية للبرنامج اختبار شامل لقدراته الكاملة ، بما في ذلك السماح لبعض الموظفين باختبار النظام لجميع مهامهم اليومية. يجب أن تتضمن هذه الخطوة أيضًا اختبار البيانات المنقولة وتدريب المستخدم النهائي الأساسي.

5. الانتشار

لقد كنت تعمل نحو هذه المرحلة منذ إطلاق النظام. كن مستعدًا للمشكلات نظرًا لأنه قد يكون هناك العديد من القطع المتحركة وبعض الموظفين المرتبكين ، على الرغم من محاولاتك الأفضل لإعدادهم لعملية الانتقال. يجب أن يكون فريق المشروع جاهزًا للإجابة على الاستفسارات ، ومساعدة المستخدمين في فهم النظام ، والسعي لحل أي مخاوف. إذا لزم الأمر ، يجب أن يكون شريكك في التنفيذ قادرًا على المساعدة في حل المشكلات. قد يحتاج المستخدمون إلى وقت للتكيف مع النظام والحصول على الزيادات المتوقعة في الإنتاجية.

6. الدعم والتحديثات

بعد النشر ، تساعد رعاية مشروع ERP الخاص بك على إبقاء المستخدمين سعداء وتضمن حصول المؤسسة على النتائج المتوقعة. خلال هذه المرحلة ، سيظل فريق المشروع مسؤولاً عن نظام تخطيط موارد المؤسسات، ولكن سيتحول انتباهه إلى الاستماع إلى تعليقات المستخدمين وتكييف النظام وفقًا لذلك. مع إدخال ميزات جديدة ، يلزم مزيد من التطوير والإعداد. يتم تدريب الموظفين الجدد على النظام.

لماذا يهم؟

تتخذ وظائف العمل المتعددة في المؤسسة قرارات تؤثر على المنظمة في أي وقت. يتيح تخطيط موارد المؤسسات إدارة مركزية لجميع أقسام الشركة وعملياتها.

تخطيط موارد المؤسسات هو مستودع معلومات ومصدر وحيد للحقيقة للمؤسسة. إنه يبسط حياة صانعي القرار ويتيح لمديري الإدارات الاعتماد على البيانات لاتخاذ قرارات العمل الحاسمة.

فيما يلي أسباب أهمية نشر ERP لشركتك.

1. تحليلات مفصلة

نظرًا لأن ERP هو قاعدة بيانات مركزية ، فإنه يوفر أيضًا إمكانات إعداد التقارير. يسجل كل نشاط للمستخدمين ويساعد المديرين التنفيذيين في اتخاذ القرارات التي قد تحسن وظائف الشركة. قد يستغرق إنشاء التقارير بدون تخطيط موارد المؤسسات عدة أيام أو أسابيع. تساعد التقارير التاريخية في تحديد ما قد تغفله الشركات في المراقبة في الوقت الفعلي. قد تضع المنظمة تقارير لأي وظيفة في الشركة وتتعمق للحصول على فهم أعمق ، من التمويل إلى إدارة المخزون.

2. زيادة العائد على الاستثمار

قد تعتقد المنظمات التي تستخدم ERP لأول مرة أنها ستكون مكلفة. ومع ذلك ، بعد أن تجاوزت الشركة مرحلة الرهبة ، سترى قيمة في استثماراتها في تخطيط موارد المؤسسات. يربط نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) جميع التطبيقات الهامة للمؤسسة. قد يستخدم الموظفون ERP كمصدر واحد للحقيقة بدلاً من التنقل بين العديد من التطبيقات للحصول على المعلومات. يمكن للموظفين الوصول إلى تطبيق واحد فقط ، مما يقلل من تكاليف التدريب ويوفر الوقت ويمنحهم مزيدًا من الرؤية.

3. تحسين أداء الموظفين

يتم توظيف الموظفين لأداء وظائفهم وإتمام مهامهم. ومع ذلك ، يجب عليهم أداء المسؤوليات الإدارية لضمان الامتثال للعملية وسلامة البيانات. يؤثر على أدائهم لأن معظم وقتهم يقضون في المهام الإدارية. إنه يقوض معنويات الموظفين ويمنعهم من أداء واجباتهم. قد يساعدك حل ERP الصحيح في أتمتة العمليات المتكررة والسماح للموظفين بإكمال وظائفهم في وقت أقل.